Veelgestelde vragen

Een dataroom is een afgeschermde online omgeving waarin je documenten rond een verkoop- of verhuurproces overzichtelijk deelt met geïnteresseerden. In plaats van losse e-mails en downloadlinks werk je vanuit één herkenbaar dossier en houd je beter zicht op de toegang.

De oplossing is vooral bedoeld voor bedrijfs- en vastgoedmakelaars die tijdens een verkoopproces veel documenten gecontroleerd beschikbaar willen stellen. Lees meer over de specifieke toepassing op onze pagina dataroom voor bedrijfsmakelaars. Tijdens een kennismaking bekijken we of de werkwijze past bij jouw kantoor en projecten.

Een gewone cloudmap is vooral ingericht op opslag en samenwerking. Deze dataroom is gericht op de presentatie en opvolging van een vastgoedproject: in jouw huisstijl, met beheer van toegang, inzicht in activiteit en een dossierstructuur die voor geïnteresseerden herkenbaar blijft.

Ja. De inrichting sluit aan op de visuele identiteit van jouw organisatie. Welke onderdelen precies worden aangepast, leggen we vooraf vast in het voorstel voor de eenmalige inrichting.

Er is op dit moment geen openbare standaarddemo. Je kunt wel een persoonlijke demo aanvragen. We nemen dan contact op, bespreken je werkwijze en geven een gerichte toelichting op de mogelijkheden en inrichting.

De huidige productspecificatie voorziet in het uploaden van een ZIP-bestand waarbij de onderliggende mappenstructuur wordt overgenomen. Tijdens de inrichting controleren we samen welke structuur en bestandsomvang voor jouw dossiers geschikt zijn.

De dataroom is bedoeld voor gecontroleerde toegang. Je bepaalt welke geïnteresseerden toegang krijgen tot een project. De precieze rollen en rechten nemen we tijdens de inrichting met je door.

Volgens de huidige productspecificatie kun je gebruikersactiviteit inzien, waaronder bekeken en gedownloade bestanden. In de demo lichten we toe welke gebeurtenissen worden vastgelegd en hoe je deze informatie gebruikt.

Notificaties bij wijzigingen behoren tot de beschreven basisfunctionaliteit. De exacte momenten en instellingen stemmen we af bij de inrichting, zodat gebruikers relevante updates ontvangen zonder onnodige berichten.

De productspecificatie bevat een actuele PDF-index van de bestanden in de huisstijl van jouw organisatie. We laten tijdens de kennismaking zien hoe deze index binnen jouw dossieropbouw kan worden toegepast.

Ja, dit is voorzien binnen het Pro-pakket. De gebruiker accepteert dan eerst een geheimhoudingsverklaring voordat toegang tot de documenten wordt verleend. De inhoud en juridische geschiktheid van de NDA blijven de verantwoordelijkheid van jouw organisatie.

Binnen Pro is voorzien dat geïnteresseerden hun interesse kunnen aangeven en dat deze gegevens kunnen worden geëxporteerd voor opvolging. Leadkwalificatie wordt als toekomstige uitbreiding ontwikkeld en is nog niet als beschikbare functie opgenomen.

Zowel Basis als Pro kost € 999 per jaar. Voor Basis betaal je daarnaast € 1.299 eenmalige inrichting en voor Pro € 1.699. Alle bedragen zijn exclusief btw. Eventueel maatwerk wordt altijd vooraf apart geoffreerd.

Basis richt zich op professioneel documenten delen, toegangsbeheer, activiteit, notificaties en een PDF-index. Pro bevat alles uit Basis en voegt mogelijkheden toe voor een NDA vooraf en het registreren en exporteren van interesse.

De dataroom wordt niet als anonieme standaardomgeving opgeleverd. Bij de inrichting stemmen we de uitstraling en werkwijze af op jouw organisatie en bereiden we de omgeving voor op gebruik. De exacte werkzaamheden staan in het voorstel.

Bij zowel Basis als Pro zijn hosting, opslag, software-updates, het SSL-certificaat en reguliere supportwerkzaamheden inbegrepen. Je kunt maximaal 25 projecten gelijktijdig in de dataroom hebben. De verdere functionele scope en ondersteuning worden vooraf transparant opgenomen in de offerte en overeenkomst.

Bij beide pakketten kun je maximaal 25 projecten gelijktijdig in de dataroom hebben. Heb je structureel meer capaciteit nodig, bespreek dit dan vooraf met Topsite zodat we de mogelijkheden kunnen beoordelen.

Ja. Veel makelaars kiezen voor een herkenbaar adres zoals dataroom.jouwdomein.nl. Daardoor blijft de omgeving duidelijk onderdeel van je eigen organisatie. Voor het koppelen is een DNS-wijziging bij de beheerder van je domeinnaam nodig; wij geven daarvoor de benodigde gegevens en verzorgen het SSL-certificaat.

Opslag is inbegrepen, maar dat betekent niet automatisch onbeperkte opslag. De beschikbare capaciteit en afspraken over uitzonderlijk grote dossiers worden vooraf in de offerte vastgelegd, zodat je weet waar je aan toe bent.

Alleen wanneer je aanvullende integraties of maatwerk vraagt, kunnen extra kosten gelden. We bespreken die wensen vooraf en voeren geen aanvullend werk uit zonder een duidelijke offerte.

Nee. Een pakketkeuze bij de demo-aanvraag helpt ons alleen om het gesprek voor te bereiden. De aanvraag is vrijblijvend en je kunt na de kennismaking bepalen of Basis, Pro of geen van beide bij je past.

De dataroom werkt met afgeschermde toegang voor uitgenodigde of toegelaten gebruikers. De precieze technische beveiligingsmaatregelen, hostingafspraken en verantwoordelijkheden worden vóór ingebruikname vastgelegd en toegelicht.

Of een proces volledig aan de AVG voldoet, hangt ook af van hoe jouw organisatie gegevens verzamelt en gebruikt. We maken vooraf duidelijke afspraken over rollen, verwerking en beveiliging. Waar nodig hoort daar een verwerkersovereenkomst bij.

Hostinglocatie, bewaartermijnen en eventuele subverwerkers moeten onderdeel zijn van de definitieve dienstverleningsovereenkomst. Vraag hier tijdens de demo naar; we leggen de actuele situatie vast voordat je besluit.

De actuele backup- en herstelafspraken worden vastgelegd in de technische dienstverlening. We adviseren deze afspraken expliciet te controleren op frequentie, bewaartermijn en herstelprocedure voordat de omgeving in gebruik wordt genomen.

De functionaliteit kan het accepteren van een NDA ondersteunen. Voor de inhoud en juridische werking van de verklaring adviseren we een eigen juridisch adviseur in te schakelen en een voor jouw verkoopproces passende tekst te gebruiken.

Na akkoord plannen we een intake waarin huisstijl, dossierstructuur, gewenste werkwijze en eventuele aanvullende wensen worden besproken. Daarna ontvang je een concrete planning voor inrichting, controle en ingebruikname.

Dat hangt af van de huidige opslag, structuur en hoeveelheid data. Tijdens de intake beoordelen we wat je zelf kunt importeren en waar begeleiding of maatwerk voor nodig is.

Topsite ontwikkelt maatwerk en kan aanvullende wensen onderzoeken. We beoordelen eerst haalbaarheid, veiligheid en onderhoudbaarheid en brengen het werk daarna afzonderlijk in kaart.

Reguliere supportwerkzaamheden zijn onderdeel van het jaarlijkse bedrag. Je kunt daarvoor contact opnemen via info@topsite.nl of 0181 - 473 183. Nieuwe functionaliteit, koppelingen en omvangrijk maatwerk vallen niet onder reguliere support; zulke werkzaamheden bespreken en offreren we vooraf.

Vul het formulier op de demo-aanvraagpagina in. We nemen vervolgens persoonlijk contact op om je vragen, werkwijze en een geschikt moment voor de kennismaking te bespreken.